Đăng ký khai sinh, kết hôn ở Pleiku: nộp ở UBND xã, phường, hồ sơ, thời hạn, lệ phí

Vừa sinh con, sắp cưới hay làm lại giấy khai sinh cho người nhà, việc nào cũng dẫn tới cùng một câu hỏi: ra UBND phường hay xã, hay phải lên tỉnh? Chúng tôi đi theo thứ tự bạn sẽ gặp: nộp ở đâu, khai sinh cần giấy gì, kết hôn cần điều kiện gì, làm trực tuyến ra sao và lệ phí tính thế nào. Bài chỉ nói trường hợp công dân Việt Nam cư trú trong nước. Khai sinh hay kết hôn có yếu tố nước ngoài thì bạn hỏi thẳng UBND xã, phường nơi cư trú để biết cơ quan nào giải quyết. Tên cơ quan và địa chỉ dưới đây viết theo tên sau sáp nhập, bạn xem thêm ở phường Pleiku sau sáp nhập.

Nộp ở đâu: UBND xã, phường nơi bạn cư trú

Ở Pleiku, bạn không cần lên tỉnh: đăng ký hộ tịch nằm ở cấp xã. Luật Hộ tịch 2014 quy định khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đăng ký, còn kết hôn do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ đăng ký. Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 nói rõ cấp xã là ai:

“Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch” (Nghị định 120/2025/NĐ-CP)

Nghị định cũng cho cá nhân quyền chọn làm thủ tục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú. Nếu bạn nộp ở một UBND cấp xã không phải nơi cư trú, UBND nơi nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ bạn nộp hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Bảy đơn vị cấp xã của Pleiku đặt trụ sở như sau:

Giờ làm việc chung của các cơ quan hành chính trong tỉnh là thứ Hai đến hết thứ Sáu hằng tuần, sáng từ 07 giờ 00 đến 11 giờ 30, chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 00. Hồ sơ khai sinh nộp trực tiếp thì nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền, rồi chuyển đến UBND cấp xã xử lý; hồ sơ kết hôn nộp tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã. Về trung tâm này ở Pleiku, bạn xem Trung tâm Phục vụ hành chính công Pleiku.

Khai sinh: ai đi, mang giấy gì

Con vừa chào đời thì bạn có thời gian, nhưng không vô hạn. Luật Hộ tịch quy định:

“Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con” (Luật Hộ tịch 2014, Điều 15)

Hồ sơ nộp trực tiếp có tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu. Giấy tờ kèm theo là Giấy chứng sinh; nếu không có thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh, và nếu cũng không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh. Đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh, hoặc cơ quan hộ tịch khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của giấy này, thì bạn không phải nộp bản giấy. Người đi đăng ký xuất trình hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc giấy tờ có ảnh còn giá trị để chứng minh nhân thân. Thông tin cư trú đã khai thác được từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì bạn không phải xuất trình giấy tờ cư trú. Giấy tờ nộp có thể là bản sao chứng thực, bản sao cấp từ sổ gốc, bản chụp kèm bản chính hoặc bản điện tử, kể cả giấy tờ tích hợp trên VNeID. Người tiếp nhận không được yêu cầu bạn nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định.

Ông bà hay người thân đi khai sinh cho cháu không cần văn bản ủy quyền của cha mẹ, nhưng phải thống nhất với cha mẹ về các nội dung khai sinh. Với người khác được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải chứng thực, trừ khi người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột. Về tên, thủ tục quy định không đặt tên quá dài, khó sử dụng; cha mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con thì xác định theo tập quán nhưng phải theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ. Trẻ chưa xác định được cha thì họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con theo mẹ và phần ghi về cha để trống.

Nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn, cơ quan hộ tịch tự tra cứu tình trạng hôn nhân trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. Không tra cứu được thì UBND cấp xã nơi thường trú hoặc nơi đã đăng ký kết hôn phải xác minh và gửi kết quả trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu xác minh.

Khai sinh nộp trực tiếp được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận; nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp phải đăng ký lại khai sinh, thời hạn là 05 ngày làm việc, cần xác minh thì không quá 25 ngày, và tờ khai có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có.

Kết hôn: điều kiện, hồ sơ và ngày đăng ký

Hai bạn đã quyết định cưới thì việc đầu tiên là xem mình có đủ điều kiện không. Thủ tục đăng ký kết hôn quy định điều kiện: nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định; các bên không bị mất năng lực hành vi dân sự. Không đăng ký kết hôn trong các trường hợp tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn, và Nhà nước không thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính.

Hồ sơ gồm tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu có đủ thông tin của hai bên, và hai bên có thể khai chung vào một tờ khai nếu nộp trực tiếp. Mỗi người xuất trình hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước hoặc giấy tờ có ảnh còn giá trị để chứng minh nhân thân. Tình trạng hôn nhân do cơ quan hộ tịch tự tra cứu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cơ sở dữ liệu dân cư. Một bên nam hoặc nữ có thể nộp hồ sơ mà không cần văn bản ủy quyền của bên còn lại. Nhưng đến ngày đăng ký thì hai bên đều phải có mặt:

“Hai bên nam, nữ nộp tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định cho cơ quan đăng ký hộ tịch và cùng có mặt khi đăng ký kết hôn.” (Luật Hộ tịch 2014, Điều 18)

Hai bên xuất trình giấy tờ tùy thân để đối chiếu, khẳng định tự nguyện, ký Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn, rồi mỗi bên nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Thời hạn là ngay trong ngày, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ; trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên thì không quá 05 ngày làm việc.

Làm trực tuyến và thủ tục liên thông cho trẻ dưới 06 tuổi

Đang ở xa hay bận giờ hành chính thì đăng ký khai sinh có dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Bạn vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản nếu chưa có, xác thực, đăng nhập và chọn đúng UBND cấp xã có thẩm quyền. Sau đó khai theo biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử giấy tờ, và nộp phí, lệ phí qua chức năng thanh toán trực tuyến nếu có. Công chức gửi lại Giấy khai sinh điện tử, bạn kiểm tra và xác nhận trong tối đa một ngày. Khai sinh còn có điểm riêng: người yêu cầu không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch. Đăng ký lại khai sinh cũng làm được toàn trình trực tuyến.

Đăng ký kết hôn thì khác: thủ tục ở mức độ 3, tức trực tuyến một phần. Bạn nộp hồ sơ và xác nhận Giấy chứng nhận kết hôn điện tử trong tối đa một ngày, nhưng hai bên vẫn phải có mặt để đối chiếu giấy tờ tùy thân.

Từ ngày 01/9/2026, Nghị định 301/2026/NĐ-CP ngày 30/7/2026 sửa Nghị định 63/2024/NĐ-CP về liên thông điện tử khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế và cấp thẻ căn cước cho trẻ em dưới 06 tuổi. Nhóm khai sinh, thường trú, bảo hiểm y tế được giải quyết không quá 03 ngày làm việc kể từ khi các cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, cần xác minh thì không quá 05 ngày làm việc. Nếu bạn chọn cấp thẻ căn cước cho trẻ dưới 06 tuổi thì thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ điện tử từ Cổng dịch vụ công. Nhận hồ sơ liên thông sau 15 giờ thì thời gian tính từ ngày làm việc tiếp theo. Phần thường trú nằm ở đăng ký thường trú ở Pleiku, còn thẻ căn cước nằm ở làm căn cước công dân ở Pleiku.

Lệ phí: miễn nếu đúng hạn, còn lại hỏi UBND

Về lệ phí, chúng tôi tách phần luật và phần mức thu của tỉnh. Phần luật nêu rõ miễn lệ phí hộ tịch cho:

“b) Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.” (Luật Hộ tịch 2014, Điều 11)

Điều 11 cũng miễn lệ phí đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo và người khuyết tật; ngược lại, yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch phải nộp lệ phí. Khai sinh không đúng hạn nộp theo mức thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

Mức thu của Gia Lai nằm trong Nghị quyết 33/2022/NQ-HĐND ngày 08/7/2022 của Hội đồng nhân dân tỉnh, có hiệu lực từ ngày 18/7/2022:

Nghị quyết này do Hội đồng nhân dân tỉnh Gia Lai ban hành trước sáp nhập, nên hãy hỏi UBND xã, phường mức hiện hành trước khi nộp. Nghị định 120/2025/NĐ-CP cũng quy định nộp phí, lệ phí cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ, mức do Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

Có thêm một lớp miễn tạm thời. Thông tư 117/2026/TT-BTC quy định từ ngày 15/8/2026 đến hết ngày 28/02/2027, công dân Việt Nam có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 đáp ứng điều kiện của Nghị quyết 66.22/2026/NQ-CP được miễn, giảm một số khoản phí, lệ phí, và việc miễn lệ phí hộ tịch ở địa phương thực hiện theo nghị quyết này. Nghị quyết 66.22/2026/NQ-CP ngày 09/7/2026 đặt mức thu ưu đãi bằng 0 cho ba khoản do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định: đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại kết hôn và cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Điều kiện là dùng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 và nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến. Với khai sinh, bạn cần đã tích hợp 05 loại thông tin, giấy tờ cơ bản trên VNeID; với đăng ký lại kết hôn và xác nhận tình trạng hôn nhân, cần thêm thông tin Giấy đăng ký kết hôn đã tích hợp trên VNeID. Giấy khai sinh của Bộ Tư pháp là một trong 05 loại giấy tờ cơ bản ở Phụ lục I của nghị quyết.

Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, Giấy khai sinh có phí khai thác thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch, mức thông thường 8.000 đồng mỗi bản; làm qua dịch vụ công trực tuyến với VNeID đã tích hợp 05 loại giấy tờ cơ bản thì mức ưu đãi là 0 đồng. Thông tư 117/2026 cũng miễn phí khai thác thông tin này trong thời gian trên. Hết ngày 28/02/2027, từ ngày 01/3/2027 mức thu quay về theo các thông tư gốc, nên sau ngày đó bạn hỏi UBND xã, phường mức đang áp dụng.

Luật Hộ tịch mới từ ngày 01/3/2027

Bài này theo Luật Hộ tịch 2014, có hiệu lực từ ngày 01/01/2016. Quốc hội đã thông qua Luật Hộ tịch năm 2026 để thay thế Luật Hộ tịch năm 2014, và luật mới có hiệu lực từ 01/3/2027. Cho đến ngày đó, Luật 2014 vẫn là văn bản áp dụng. Khi đến gần ngày đó, giấy tờ và thời hạn có thể thay đổi, nên bạn hỏi lại UBND xã, phường. Để đối chiếu, bạn có thể đọc thủ tục đăng ký khai sinh trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, thủ tục đăng ký kết hôn và Luật Hộ tịch 2014 trên Công báo điện tử Chính phủ. Đã có giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn thì các khoản sinh hoạt như giá nước ở Pleiku hay giá điện ở Pleiku là bước kế tiếp, còn mọi thủ tục khác nằm trong mục Thủ tục.